Кейс: как строительная компания увеличила производительность сметного отдела в 4 раза

О компании

ООО «СтройТехПроект» — проектно-строительная организация с 15-летним опытом. Специализация — промышленное и гражданское строительство. Штат — 120 человек, годовой оборот — 800 млн рублей.

Проблема: отдел сметчиков не справлялся с нагрузкой. Подготовка одной сметы занимала 3-5 дней, что приводило к срыву сроков участия в тендерах.

Исходная ситуация: узкое горлышко в процессе

Боли бизнеса

• Низкая скорость — 3 сметчика готовили 15-18 смет в месяц
• Высокая нагрузка — переработки, текучка кадров
• Ошибки в расчетах — 12% смет содержали неточности
• Упущенные тендеры — не успевали на 30% тендеров

Что пробовали раньше

До QBSoft компания использовала:

1. Гранд-Смета — классическое решение, но требует ручного ввода всех данных
2. Excel-шаблоны — быстро, но без контроля и проверки нормативов
3. Расширение штата — нашли только 1 опытного сметчика за 4 месяца поиска

«Мы понимали, что проблема не в людях, а в процессе. Нужно было что-то менять кардинально.»

Решение: QBS Строительная смета

Что внедрили

QBS Строительная смета — это ИИ-система, которая:

• Автоматически извлекает данные из проектной документации
• Подбирает нормативы и расценки из актуальных баз
• Генерирует смету за 30-40 минут вместо 3 дней
• Проверяет расчеты на ошибки и несоответствия

Как это работает на практике

Шаг 1: Загрузка документов

Менеджер загружает в систему:

• Проектную документацию (PDF, DWG)
• Ведомость объемов работ
• Спецификации материалов

Шаг 2: Автоматическое распознавание

ИИ анализирует документы и извлекает:

• Виды работ и их объемы
• Перечень материалов и оборудования
• Конструктивные решения
• Специальные условия

Шаг 3: Подбор расценок

Система автоматически:

• Находит актуальные расценки в ТЕР, ГЭСН, ФЕР
• Применяет региональные коэффициенты
• Учитывает индексы изменения стоимости
• Добавляет накладные расходы и сметную прибыль

Шаг 4: Проверка и корректировка

Сметчик проверяет результат и при необходимости вносит правки. Среднее время — 15-20 минут.

Результаты внедрения

Количественные показатели

Метрика	До внедрения	После внедрения	Изменение
Время подготовки сметы	3-5 дней	1-2 часа	-92%
Количество смет в месяц	15-18	65-70	+350%
Ошибки в расчетах	12%	2%	-83%
Участие в тендерах	20/месяц	45/месяц	+125%
Выигранные тендеры	4-5/месяц	11-13/месяц	+150%

Финансовый эффект

• Дополнительный доход: +18 млн рублей за квартал от выигранных тендеров
• Экономия на ФОТ: не нужно нанимать 2-3 дополнительных сметчиков (экономия 360 тыс./месяц)
• Снижение штрафов: минус 1.2 млн рублей потерь от ошибок в сметах
• ROI: система окупилась за 2.5 месяца

Качественные изменения

«Сметчики перестали работать в режиме аврала. Теперь у них есть время на анализ тендерной документации, поиск оптимизаций, общение с проектировщиками. Они стали не просто операторами, а экспертами.»

Детали внедрения

Сроки и этапы

Неделя 1: Подготовка

• Анализ текущих процессов
• Загрузка нормативных баз
• Настройка региональных коэффициентов
• Обучение команды (2 дня)

Неделя 2-3: Пилот

• Подготовка 5 смет в тестовом режиме
• Сравнение с ручными расчетами
• Доработка правил и шаблонов
• Корректировка процесса

Неделя 4: Запуск

• Перевод всех смет на новую систему
• Ежедневная поддержка команды
• Мониторинг показателей

Команда проекта

Со стороны QBSoft:

• Менеджер проекта
• Инженер по внедрению
• Специалист по настройке ИИ

Со стороны клиента:

• Руководитель сметного отдела
• 2 ведущих сметчика
• IT-специалист

Неожиданные бонусы

1. База знаний

Система накапливает историю всех подготовленных смет. Теперь при новом проекте можно найти похожие объекты и использовать их как основу.

2. Контроль подрядчиков

При проверке смет субподрядчиков система автоматически выявляет завышения и несоответствия нормативам.

3. Прогнозирование стоимости

На стадии концепции можно за 10 минут получить укрупненную оценку стоимости строительства по аналогам.

Частые вопросы о внедрении

Сможет ли система работать с нашими региональными особенностями?

Да. QBS поддерживает все региональные сборники расценок и коэффициенты. Можно добавить собственные расценки на материалы и работы.

Нужно ли менять текущее ПО?

Нет. QBS Строительная смета работает параллельно с существующими системами. Экспорт в форматы Гранд-Сметы, АРПС, Excel.

Что если ИИ ошибется в расчетах?

Система выдает расчет с пометками о неоднозначных моментах. Финальную проверку всегда делает сметчик. Это защита от критических ошибок.

Сколько стоит лицензия?

Стоимость зависит от количества рабочих мест и объема работ. Для компании размером с «СтройТехПроект» — 89 000 руб./месяц за 3 лицензии.

Выводы: что важно для успешного внедрения

1. Поддержка руководства — без решения топ-менеджмента изменения не произойдут
2. Вовлечение экспертов — сметчики должны участвовать в настройке, а не получить готовое решение
3. Постепенность — начните с пилота, не переводите все процессы сразу
4. Обучение — инвестируйте время в освоение системы командой
5. Непрерывное улучшение — система становится лучше с каждым проектом

Результат СтройТехПроекта — не исключение, а норма. Автоматизация сметного дела дает 3-4x рост производительности при правильном подходе.